Shadow IT : quels risques pour la confidentialité des dossiers d’assurance santé ?

Le Shadow IT, une réalité grandissante au sein des entreprises, représente un défi majeur pour la sécurité des données, particulièrement dans le secteur sensible de l'assurance santé. Selon une étude de Skyhigh Networks, 40% des employés du secteur de l'assurance utilisent des applications ou services informatiques non approuvés par leur département IT. Cette pratique, souvent motivée par un désir d'efficacité ou de simplification, peut avoir des conséquences désastreuses en matière de confidentialité et de conformité réglementaire. Il est crucial de comprendre les tenants et aboutissants du Shadow IT, d'identifier les risques spécifiques qu'il engendre et de mettre en œuvre des stratégies efficaces pour le maîtriser.

Nous explorerons les raisons de son développement, les risques concrets qu'il pose et les solutions pour reprendre le contrôle et sécuriser les informations sensibles. Nous aborderons la définition du Shadow IT, les spécificités du secteur de l'assurance santé, les motivations des employés, les risques concrets, et les recommandations pour reprendre le contrôle et sécuriser les données. Comprendre et adresser ces enjeux est devenu impératif pour toute organisation souhaitant protéger les données de ses assurés et maintenir sa conformité avec les réglementations en vigueur.

Comprendre l'informatique de l'ombre dans l'assurance santé

L'informatique de l'ombre, désigne l'utilisation d'applications, de services ou de matériels informatiques qui ne sont pas approuvés ni gérés par le département informatique d'une organisation. Dans le secteur de l'assurance santé, cette pratique est alimentée par divers facteurs et touche un large éventail de solutions logicielles. L'enjeu est d'autant plus crucial que les données traitées sont extrêmement sensibles et soumises à des réglementations strictes, comme le RGPD en Europe ou HIPAA aux États-Unis.

Motivations des employés

Plusieurs facteurs expliquent pourquoi les employés ont recours à l'informatique de l'ombre, même si cela représente un risque pour la sécurité de l'entreprise. Souvent, il ne s'agit pas d'une intention malveillante, mais plutôt d'une volonté d'améliorer leur productivité ou de contourner des limitations perçues dans les outils officiels. Il est impératif d'analyser ces motivations pour mieux y répondre et proposer des alternatives appropriées.

• Manque d'outils adéquats : Les solutions logicielles proposées par l'entreprise peuvent être perçues comme trop complexes, lentes ou inadaptées aux besoins spécifiques des employés. Par exemple, la gestion des demandes de remboursement peut être laborieuse avec les outils existants, incitant les employés à utiliser des solutions alternatives non sécurisées. De même, la communication avec les assurés ou le partage d'informations avec des experts externes peuvent être freinés par des procédures trop lourdes.
• Pression temporelle et efficacité : Les employés sont souvent soumis à une forte pression temporelle et cherchent des moyens de gagner en efficacité. L'utilisation d'un service de partage de fichiers grand public pour envoyer des radiographies à un médecin est un exemple typique de cette recherche de rapidité, au détriment de la sécurité des données. La nécessité de répondre rapidement aux demandes des clients peut ainsi justifier l'utilisation de solutions logicielles non approuvées.
• Habitudes personnelles : Les employés ont l'habitude d'utiliser certains outils dans leur vie personnelle et les transposent naturellement dans leur environnement professionnel, sans toujours réaliser les implications en termes de sécurité. Cette familiarité avec des applications comme WhatsApp ou Dropbox peut les amener à les utiliser pour des échanges professionnels sensibles.
• Désintérêt pour les procédures IT : Certains employés peuvent percevoir les procédures IT comme étant contraignantes et inefficaces, et préfèrent les contourner pour gagner du temps. Un manque de sensibilisation aux enjeux de sécurité peut également les amener à minimiser les risques liés à l'utilisation d'outils non approuvés.

Typologie des outils shadow IT utilisés

L'informatique de l'ombre se manifeste sous différentes formes, allant des simples applications de messagerie aux solutions de stockage de fichiers en passant par des outils de gestion de projet. Il est essentiel de connaître ces différents types d'outils pour mieux identifier les risques et mettre en place des mesures de sécurité adaptées. Une analyse des pratiques des employés permet de dresser un inventaire précis des outils Shadow IT utilisés au sein de l'organisation.

• Solutions de stockage et de partage de fichiers : Dropbox, Google Drive, WeTransfer, etc.
• Applications de messagerie instantanée : WhatsApp, Telegram, Slack (versions non validées par l'IT), etc.
• Outils de gestion de projet : Trello, Asana, etc.
• CRM et outils de marketing non approuvés : HubSpot (versions gratuites), Mailchimp, etc.
• Applications mobiles non sécurisées : Applications tierces pour scanner des documents, convertir des fichiers, etc.
• Dispositifs personnels (BYOD) non gérés : Ordinateurs portables, smartphones, tablettes.

Les risques concrets pour la confidentialité des données d'assurance santé

L'utilisation du Shadow IT dans le secteur de l'assurance santé expose les entreprises à des risques considérables en matière de confidentialité des données. Ces risques se manifestent de différentes manières, allant de la fuite d'informations sensibles à la non-conformité réglementaire. Il est crucial de prendre conscience de ces dangers pour mettre en place des mesures de prévention et de protection adéquates.

Fuite et exposition des données

Le principal risque lié au Shadow IT est la fuite et l'exposition des données sensibles. Les applications et services non approuvés ne bénéficient pas des mêmes niveaux de sécurité que les outils officiels, ce qui les rend plus vulnérables aux attaques. Une simple erreur de configuration ou une faille de sécurité peut suffire à compromettre des informations confidentielles.

• Vulnérabilités des applications : Les applications Shadow IT peuvent contenir des failles de sécurité exploitables par des cybercriminels.
• Erreurs de configuration : Des paramètres de confidentialité mal configurés peuvent exposer involontairement des informations sensibles.
• Stockage des données sur des serveurs non sécurisés : Les données peuvent être hébergées sur des serveurs situés dans des pays sans protection adéquate des données personnelles.

Exemples :

• Un employé utilise un service de partage de fichiers non sécurisé pour envoyer un dossier médical à un confrère. Le lien est intercepté et les données sont compromises.
• Un conseiller utilise une application de messagerie non cryptée pour discuter des informations d'un client avec un expert. La conversation est interceptée.

Non-conformité réglementaire (RGPD, HIPAA, etc.)

Le Shadow IT peut également entraîner une non-conformité aux réglementations en vigueur, telles que le RGPD en Europe ou HIPAA aux États-Unis. Ces réglementations imposent des exigences strictes en matière de protection des données personnelles, et l'utilisation d'outils non approuvés peut rendre difficile le respect de ces obligations. Les conséquences d'une non-conformité peuvent être lourdes, allant des sanctions financières importantes à une atteinte à la réputation. Par exemple, le non-respect du RGPD peut entraîner des amendes allant jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial.

• Absence de contrôle sur le traitement des données : Difficulté à garantir le respect des principes du RGPD (minimisation des données, limitation de la durée de conservation, etc.).
• Non-respect des exigences de sécurité : Incapacité à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles requises par la réglementation.
• Responsabilité juridique de l'entreprise : En cas de fuite de données due au Shadow IT, l'entreprise est tenue responsable et risque de lourdes sanctions financières et une atteinte à sa réputation.

Exemples :

• Une entreprise utilise un outil de CRM non approuvé qui ne respecte pas les règles de consentement du RGPD.
• Un employé stocke des données personnelles sur son ordinateur portable personnel, qui n'est pas protégé par un mot de passe fort et qui est perdu ou volé.

Perte de contrôle et visibilité

L'utilisation du Shadow IT entraîne une perte de contrôle et de visibilité sur les données. Le département IT ne sait pas quelles applications sont utilisées, où les données sont stockées et comment elles sont traitées. Cette absence de visibilité rend difficile la mise en place de mesures de sécurité efficaces et l'audit des pratiques.

• Absence d'inventaire des applications utilisées : L'IT ne sait pas quelles applications sont utilisées et quelles données sont traitées.
• Difficulté à auditer les pratiques : Il est impossible de vérifier si les données sont traitées conformément aux règles de l'entreprise.
• Vulnérabilité aux attaques internes : Il est plus facile pour un employé mal intentionné de subtiliser ou de détruire des données si l'IT n'a pas de visibilité sur les applications utilisées.

Risques d'ingénierie sociale

Les applications Shadow IT peuvent être utilisées comme vecteur d'attaques d'ingénierie sociale. Les cybercriminels peuvent cibler les employés en utilisant des applications populaires pour lancer des attaques de phishing ou de spear phishing. La familiarité des employés avec ces outils peut les rendre plus vulnérables à ces attaques.

• Exploitation de la familiarité : Les cybercriminels peuvent cibler les employés en utilisant des applications Shadow IT populaires pour lancer des attaques de phishing ou de spear phishing.
• Diffusion de malwares : Les applications Shadow IT peuvent être utilisées pour diffuser des logiciels malveillants sur le réseau de l'entreprise.

Type de risque	Impact potentiel	Probabilité
Fuite de données	Atteinte à la réputation, sanctions financières, perte de clients	Moyenne à élevée
Non-conformité réglementaire	Sanctions financières, actions en justice	Moyenne
Attaques d'ingénierie sociale	Compromission de comptes, vol de données, infection par des malwares	Moyenne

Solutions et recommandations pour la gouvernance du shadow IT

Face aux risques engendrés par le Shadow IT, il est impératif de mettre en place une stratégie globale pour reprendre le contrôle de l'environnement IT et sécuriser les données. Cette stratégie doit reposer sur trois piliers : la prévention, la détection et la gestion. Une approche proactive et collaborative est essentielle pour réussir à maîtriser le Shadow IT et protéger les informations sensibles.

Stratégie de prévention

La prévention est la première ligne de défense contre le Shadow IT. Elle consiste à sensibiliser les employés aux risques, à leur fournir des solutions logicielles adaptées et à définir une politique d'utilisation des technologies claire et concise. Une communication transparente et une collaboration étroite entre l'IT et les autres départements sont indispensables pour instaurer une culture de sécurité.

• Sensibilisation et formation des employés : Expliquer les risques du Shadow IT et promouvoir l'utilisation des outils approuvés par l'IT. Mettre en place des formations régulières sur la sécurité informatique et la protection des données.
• Communication claire et transparente : Expliquer pourquoi certaines applications sont interdites et quelles sont les alternatives approuvées.
• Politique d'utilisation des technologies : Définir une politique claire et concise sur l'utilisation des technologies, y compris le BYOD.
• Collaboration entre l'IT et les autres départements : Comprendre les besoins des utilisateurs et proposer des solutions IT adaptées et conviviales.

Stratégie de détection et de gestion

La détection du Shadow IT est essentielle pour identifier les applications et services non approuvés utilisés par les employés. Des outils de surveillance du réseau et des journaux peuvent être utilisés pour repérer ces applications. Une fois identifiées, il est important d'analyser les risques associés à chaque application et de déterminer les mesures à prendre. Un processus de validation des applications proposées par les employés peut également être mis en place.

• Outils de découverte du Shadow IT : Utiliser des outils de surveillance du réseau et des journaux pour identifier les applications et services non approuvés utilisés par les employés. Des solutions comme Cloudlock ou Netskope peuvent aider à identifier le Shadow IT en analysant le trafic réseau.
• Analyse des risques : Évaluer les risques associés à chaque application Shadow IT identifiée et déterminer les mesures à prendre.
• Processus de validation des applications : Mettre en place un processus pour évaluer et valider les applications proposées par les employés.
• Gestion des exceptions : Autoriser l'utilisation de certaines applications Shadow IT sous certaines conditions, en mettant en place des mesures de sécurité spécifiques.

Stratégie technique

La stratégie technique vise à renforcer la sécurité de l'environnement IT en mettant en place des mesures de contrôle d'accès, de chiffrement des données et de gestion des identités et des accès. Pour le BYOD, des solutions de gestion des appareils mobiles (MDM) ou de gestion de la mobilité d'entreprise (EMM) peuvent être utilisées. Les CASB (Cloud Access Security Broker) permettent de surveiller et de contrôler l'accès aux applications cloud. Par exemple, des solutions comme Microsoft Intune (MDM/EMM) ou McAfee MVISION Cloud (CASB) permettent de renforcer la sécurité des données. L'implémentation d'une authentification multi-facteurs (MFA) peut également réduire considérablement le risque d'accès non autorisé.

• Contrôle d'accès : Mettre en place des contrôles d'accès stricts pour limiter l'accès aux données sensibles.
• Chiffrement des données : Chiffrer les données stockées et transmises pour protéger la confidentialité des informations.
• Gestion des identités et des accès (IAM) : Mettre en place un système IAM pour gérer les identités et les accès des utilisateurs aux applications et aux données.
• Solutions MDM/EMM : Pour le BYOD, utiliser des solutions de gestion des appareils mobiles (MDM) ou de gestion de la mobilité d'entreprise (EMM) pour sécuriser les appareils personnels des employés.
• CASB (Cloud Access Security Broker) : Utiliser un CASB pour surveiller et contrôler l'accès aux applications cloud, en appliquant des politiques de sécurité et de conformité.

Stratégie	Actions clés	Outils et technologies
Prévention	Formation, communication, politique d'utilisation	Plateformes de formation en ligne, outils de communication interne
Détection et gestion	Surveillance du réseau, analyse des risques, validation des applications	Outils de surveillance du réseau, CASB, MDM/EMM (Cloudlock, Netskope)
Sécurité technique	Contrôle d'accès, chiffrement, IAM	Firewalls, systèmes de chiffrement, IAM, MFA (Microsoft Intune, McAfee MVISION Cloud)

L'impératif d'une gouvernance proactive du shadow IT

Le Shadow IT représente une menace sérieuse pour la confidentialité des dossiers d'assurance santé, exposant les entreprises à des risques de fuite de données, de non-conformité réglementaire et d'attaques d'ingénierie sociale. Ignorer ce phénomène n'est plus une option. Il est crucial d'adopter une approche proactive pour reprendre le contrôle de l'environnement IT et protéger les informations sensibles. Les entreprises qui mettent en place des stratégies de prévention, de détection et de gestion du Shadow IT se positionnent comme des leaders en matière de sécurité et de protection des données, renforçant ainsi la confiance de leurs clients.

Les entreprises doivent prendre des mesures concrètes pour la gouvernance du Shadow IT, en commençant par sensibiliser leurs employés aux risques et en leur fournissant des solutions logicielles adaptées. La mise en place d'une politique d'utilisation des technologies claire et concise est également essentielle. L'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) et du machine learning (ML) offre des perspectives prometteuses pour automatiser la détection et la gestion du Shadow IT, permettant ainsi de renforcer la sécurité et de protéger les données sensibles des assurés. La détection automatisée, utilisant des algorithmes sophistiqués, peut identifier des schémas d'utilisation anormaux et alerter les équipes de sécurité en temps réel, réduisant ainsi considérablement le temps de réponse face aux menaces potentielles. Selon Gartner, d'ici 2025, plus de 70% des organisations auront mis en place des stratégies de gestion du Shadow IT basées sur l'IA.